Sagen Sie Ihrem alten Bibliotheksmanagementsystem Adieu!

Veraltetes BMS
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In die Jahre gekommene Bibliotheksmanagementsysteme sind in vielen Bibliotheken nach wie vor Alltag. Diese Systeme funktionieren durchaus noch, aber das Problem ist, dass im digitalen Zeitalter die Technologie immer schneller voranschreitet – und Ihr System nicht mehr mithalten kann. Neue Lösungen und steigende Ansprüche von BenutzerInnen machen es zunehmend schwieriger, an einem veralteten Bibliotheksmanagementsystem festzuhalten.

Welche Risiken sind mit einem veralteten Bibliotheksmanagementsystem (BMS) verbunden?

  • Möglicherweise wird Ihr BMS nicht mehr unterstützt und gepflegt. Die Instandhaltung eines veralteten BMS bedeutet eine Investition in ein System, das früher oder später ersetzt werden muss.
  • Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Eine Skalierung des BMS ist möglicherweise nicht ohne weiteres realisierbar.
  • Eventuell fehlt es an qualifiziertem Personal im Unternehmen, die sich mit dem System gut auskennen.
  • Datensilos. Ältere BMS sind in der Regel nicht für die Integration mit externen Produkten ausgelegt.
  • Leistung und Produktivität. Ältere BMS nehmen im Laufe der Zeit immer mehr an Leistung und Effizienz ab, was wiederum einen Rückgang der Produktivität zur Folge haben kann.

Die Ablösung eines veralteten Bibliotheksmanagementsystems kann anspruchsvoll, kostspielig und zeitaufwendig sein. Daher sollten Sie sich im Vorfeld zunächst einen Überblick verschaffen. Folgende Fragen können dabei helfen:

  • Nutzen Sie aktuell ein maßgeschneidertes BMS, das vor langer Zeit entwickelt wurde und nun immer wieder an die veränderten Bedürfnisse Ihrer MitarbeiterInnen und BenutzerInnen angepasst werden muss, um mitzuhalten? Kann Ihr BMS überhaupt noch umfänglich an die sich ändernden Anforderungen angepasst werden? Haben Sie noch direkten Kontakt zu Personal, die das System weiterentwickeln können?
  • Wird ihr BMS gepflegt? Ein System, das nicht mehr unterstützt wird, stellt eine Gefahr für Ihre Daten und Ihre Benutzerfreundlichkeit dar. Auch wenn ihr BMS derzeit noch funktioniert, wird der Zeitpunkt kommen, an dem die Probleme überhandnehmen und Ihre Optionen begrenzt sein werden.
  • Ist Ihr BMS von veralteter Hardware oder veralteten Betriebssystemen abhängig? Möglicherweise ist es an der Zeit, vorauszuschauen und zu wechseln. Denn früher oder später wird die alte Hardware oder das alte Betriebssystem ausgetauscht werden müssen. Mit einem cloudbasierten BMS wie Libero Cloud haben Sie eine innovative Lösung, um das alte BMS durch ein neues, effizientes und kostengünstiges BMS zu ersetzen, das ständig weiterentwickelt wird.
  • Funktioniert Ihr BMS auf einem mobilen Gerät? BibliotheksbenutzerInnen möchten jederzeit und überall auf Informationen zugreifen können. Ältere BMS sind in der Regel nicht in der Lage, den für den heutigen Benutzer erforderlichen Zugriff zu gewährleisten. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Bibliotheksinformationen über mobile Geräte nicht ermöglichen können, dann sollten Sie über den Austausch Ihres veralteten BMS nachdenken.

Sollten Sie beschlossen haben, dass es Zeit für einen Wechsel ist, finden Sie nachstehend einige wichtige Tipps für den Wechsel Ihres Bibliotheksmanagementsystems.

  • Investition – Es lässt sich nicht leugnen, dass die Kosten für die Ablösung Ihres alten BMS hoch sein können. Es ist wichtig, das Migrationsprojekt richtig einzuschätzen und zu planen, damit die Kosten nicht in die Höhe schnellen. Die Migration kann kostspielig werden, wenn bewährte Praktiken nicht befolgt und versteckte Kosten nicht in der Anfangsphase erkannt werden.
  • Technische Spezifikationen – Eines der Hauptrisiken bei der Ablösung eines alten BMS besteht darin, dass das neue BMS nicht den Anforderungen der Bibliothek entspricht. Es ist schwierig, ein neues BMS mit den exakt selben Merkmalen und Funktionen wie das alte System zu entwickeln und gleichzeitig an der Speerspitze neuester Technologien zu stehen. Daher ist es wichtig, klar zu definieren welche neuen Funktionen und Anforderungen erwünscht sind und welche Merkmale des alten Systems noch erforderlich sind. Zudem wurde das alte System möglicherweise mit einer veralteten Programmiersprache oder Technologie erstellt, so dass es schwieriger sein könnte, erfahrene Fachleute für eine erfolgreiche Migration zu finden, wenn Anforderungen nicht klar spezifiziert sind.
  • Datensicherheit – Daten müssen korrekt migriert werden, damit keine wichtigen Daten verloren gehen. Organisationen müssen daher sicherstellen, dass alle Daten sicher extrahiert werden können, die Kompatibilität zwischen alten und neuen Formaten gewährleistet ist und die Zeit für Tests und Korrekturen zur Verfügung steht.
  • Benutzererfahrung – Bei der Planung einer Migration auf ein neues BMS müssen alle Beteiligten zu einem gewissen Grad einbezogen werden. Einige NutzerInnen stehen Veränderungen vielleicht zögerlich gegenüber. Der Einbezug ihres Feedbacks kann Ihnen helfen, eine angemessene Lösung für alle Beteiligten zu finden. Ein Change-Management- und Schulungsprogramm muss sorgfältig geplant werden.
  • Datenmigration – Die Datenmigration und -konvertierung kann ein komplexer Prozess sein, da Tests durchgeführt werden müssen, um die Datenqualität sicherzustellen. Die Datenmigration ist bei der Erneuerung und Migration Ihres alten BMS unerlässlich. Um eine erfolgreiche Datenmigration zu gewährleisten, ist es wichtig, mögliche Risiken sorgfältig zu bewerten und zu planen.

Das Libero-Team versteht sehr gut, dass Veränderungen entmutigend sein können. Mit einem cloudbasierten, flexiblen und funktionsreichen Bibliotheksmanagementsystem wie Libero Cloud erleichtern wir Ihnen den Schritt nach vorne.

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