Spezialbibliotheken erfüllen die besonderen Informationsbedürfnisse bestimmter Organisationen oder Unternehmen. Im Gegensatz zu öffentlichen oder wissenschaftlichen Bibliotheken richten sie sich nicht an die breite Öffentlichkeit, sondern in erster Linie an die Bibliotheksbenutzenden oder -besuchenden der Institution, die sie unterstützen.
Was Spezialbibliotheken auszeichnet, sind ihre besonderen Sammlungen, die häufig auf ein bestimmtes Fachgebiet ausgerichtet sind. Diese Spezialisierung bringt jedoch auch besondere Herausforderungen mit sich. Dazu gehören das Bewahren fragiler oder urheberrechtlich geschützter Materialien und der Umgang mit komplexen Lizenz- und Abonnementmodellen. Die digitale Transformation trägt zusätzlich zur Komplexität bei, da Bibliotheksmitarbeitende sich mit Discovery-Tools, Datensicherheit und sich wandelnden Erwartungen der Bibliotheksbenutzenden auseinandersetzen müssen.
Dieser Artikel zeigt, wie das Bibliotheksmanagementsystem (BMS) Libero 6 auf die besonderen Anforderungen von Spezialbibliotheken eingeht und gleichzeitig zum organisatorischen Fortschritt beiträgt.
Beispiele für Spezialbibliotheken
Libero 6 wird in verschiedenen Arten von Spezialbibliotheken eingesetzt, darunter:
- Unternehmensbibliotheken: Sie unterstützen Forschung, Produktentwicklung und Wettbewerbsanalysen in Unternehmen, zum Beispiel in der Pharmaindustrie, im Ingenieurwesen oder in der Werbung.
- Rechtswissenschaftliche Bibliotheken: Sie versorgen Anwaltskanzleien, Gerichte, Ministerien oder juristische Fakultäten mit Fachinformationen.
- Medizinische Bibliotheken: Sie befinden sich in Krankenhäusern, medizinischen Fakultäten, Forschungseinrichtungen oder Pharmaunternehmen.
- Behördenbibliotheken: Sie arbeiten innerhalb staatlicher Institutionen, etwa in Ministerien oder militärischen Einrichtungen.
- Museumsbibliotheken: Sie unterstützen Forschung und kuratorische Aufgaben in Museen.
- Theologische Bibliotheken: Sie gehören zu theologischen Hochschulen oder religiösen Organisationen.
Libero 6 ist das BMS für Spezialbibliotheken und deren Mitarbeitende, Benutzende und Besuchende
Libero 6 bietet zahlreiche Funktionen, mit denen Spezialbibliotheken ihre Dienstleistungen effizient, sicher und benutzerfreundlich gestalten können.
1. Spezialbestände einfach verwalten
Spezialbibliotheken beherbergen oft Materialien, für die ein Standard-System nicht ausreicht. Sei es die Katalogisierung seltener Artefakte, juristischer Akten oder technischer Berichte – Libero 6 bietet die nötige Flexibilität, um selbst komplexeste Sammlungen zu verwalten.
- Individuell anpassbare Felder und Metadaten: Spezielle Medien lassen sich detailliert beschreiben, kategorisieren und katalogisieren – auch nicht-traditionelle Materialien wie Bilder, Ton- und Videodateien.
- Hierarchische Beziehungen: Verwandte Einträge, wie Berichte eines bestimmten Autors, werden strukturiert erfasst.
- Multimediaunterstützung: Videos, Audiodateien, Bilder und Dokumente sind vollständig in das System integrierbar und können im Online-Katalog gestreamt oder in hoher Auflösung betrachtet werden.
- Geografische Angaben: Über Google Maps lassen sich Fundorte oder Aufnahmeorte von Objekten visuell darstellen.
- OAI-PMH-Support: Ermöglicht Spezialbibliotheken, ihr Angebot zu erweitern, indem die Integration und Nutzung externer Dienstleister ermöglicht wird.
2. Bessere Auffindbarkeit und personalisierte Recherche
Forscher, Juristen und andere Fachleute sind auf einen schnellen, relevanten Zugriff auf die benötigten Informationen angewiesen. Libero 6 ermöglicht dies durch innovative Suchfunktionen und individuelle Einstellungen.
- Gezielte Suche: Spezialbibliotheken können ihren Online-Katalog so gestalten, dass dieser den spezifischen Suchanforderungen und der Terminologie der jeweiligen Benutzergemeinschaft gerecht wird. Dazu gehören angepasste Suchfilter und die Möglichkeit, nach fachspezifischen Stichwörtern oder Schlagwörtern zu suchen, die für den jeweiligen Bereich relevant sind.
- Personalisiertes Benutzererlebnis: Bibliotheksbenutzende können Suchverläufe speichern, Leselisten anlegen und persönliche Empfehlungen erhalten.
- Benachrichtigung bei Neuerwerbungen: Sobald neue Titel im System erfasst werden, erhalten Bibliotheksbenutzende eine Benachrichtigung mit Direktlink, abgestimmt auf ihre Interessensgebiete, die sie selbst jederzeit anpassen können.
3. Effiziente Abläufe für kleine Teams
Viele Spezialbibliotheken arbeiten mit kleinen Teams und hoher Verantwortung. Libero 6 unterstützt Bibliotheksmitarbeitende durch die Automatisierung von Aufgaben und durch klare Prozesse.
- Automatisierte Ausleihe: Ausleihe, Rückgabe, Verlängerungen und Mahnungen laufen automatisch und entlasten das Personal von manuellen Verwaltungsaufgaben, sodass sie sich auf spezialisiertere Dienstleistungen wie Recherchehilfe und Bestandsentwicklung konzentrieren können.
- Erbwerbungsmanagement: Der gesamte Erwerbungsprozess – von der Bestellung bis zur Budget- und Lieferantenverwaltung – kann mit Libero 6 einfach durchgeführt werden.
- Individuelle Leihfristen: Die Ausleihdauer lässt sich flexibel definieren und bei Bedarf automatisch verlängern.
- Berichte und Auswertungen: Nutzungsstatistiken und Analysen helfen bei der Weiterentwicklung des Bestands und der Erfolgsmessung der Bibliothek.
- Zeitschriftenverwaltung:
Für Spezialbibliotheken, die zahlreiche Zeitschriften oder Periodika abonniert haben, automatisiert Libero 6 viele Aufgaben, zum Beispiel:
- Erstellen von Zugangsplänen zur Optimierung des Eincheckens und von Reklamationen.
- Das Verteilen bestimmter Ausgaben an ausgewählte Bibliotheksbenutzende mithilfe von Umlauflisten-Vorlagen.
- Durchführen einer mehrstufigen Budgetkontrolle, um die Kosten für Mehrfachexemplare eines Abonnements auf bestimmte Abteilungen zu verteilen.
4. Priorität von Datenmanagement und Sicherheit durch Cloud-Technologie
Moderne Spezialbibliotheken sind darauf angewiesen, dass ihre Systeme sicher, skalierbar und einfach zu verwalten sind – insbesondere wenn die IT-Ressourcen begrenzt sind.
- Cloud-basierte Verwaltung: Libero kümmert sich um die gesamte Serverpflege, Backups und Sicherheit und führt automatisch Updates und Sicherheitspatches durch.
Das Bach-Archiv in Leipzig ist vor einigen Jahren auf die Libero Cloud umgestiegen. Es gab mehrere Gründe für diesen Wechsel, sagte Frau Funk-Kunath, Leiterin der Bibliothek:
“Der wichtigste war die Aussicht auf die Entlastung unseres IT-Personals. Wir sind ein kleines Forschungsinstitut und verfügen nur über begrenzte Ressourcen im IT-Bereich, aber zahlreiche Datenbankanwendungen in den verschiedenen Bereichen.”
- Fein abgestufte Zugriffskontrolle: Spezialbibliotheken haben oft mit sensiblen oder geschützten Informationen zu tun. Das Libero 6 BMS ermöglicht eine robuste Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur autorisierte Personen bestimmte Ressourcen einsehen oder darauf zugreifen können.
- Zentrale Datenspeicherung: Mit Libero werden alle Bibliotheksdaten sicher in einer zentralen Datenbank gespeichert, wodurch das Risiko von Datenverlusten oder Datenfehlplatzierung, wie sie bei manuellen Systemen häufig vorkommen, verringert wird.
- Internationale Standards: Libero 6 erfüllt internationale Standards wie MARC 21 oder Z39.50, was Interoperabilität und Langzeitarchivierung sicherstellt.
Fazit
Spezialbibliotheken leisten einen essenziellen Beitrag für Forschung, Entwicklung, Politikberatung oder historische Aufarbeitung. Sie bieten präzise aufbereitete Informationen, die Innovation und Wissen fördern. Libero 6 hilft diesen Bibliotheken dabei, ihre Prozesse zu optimieren, moderne Services anzubieten und ihre Rolle als zentrale Wissensquelle weiter auszubauen.
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