Ein Bibliotheksmanagementsystem (BMS), auch bekannt als Integriertes Bibliothekssystem, ist eine Software zur Optimierung von Bibliotheksabläufen, wie beispielsweise den folgenden:
- Katalogisierung von Bibliotheksmaterialien, z. B. Bücher, DVDs, Hörbücher
- Verfolgen, wer was ausgeliehen hat und wann es zurückgegeben werden muss
- Medienerwerbung
- Verwalten von Bibliotheksbenutzenden- und Mitarbeitendenkonten
Vorteile eines Bibliotheksmanagementsystems
Der Einsatz eines BMS bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Effizienz: Durch die Automatisierung vieler Aufgaben haben Bibliotheksmitarbeitende mehr Zeit, sich auf die Betreuung von Bibliotheksbenutzenden und die Arbeit an anderen Dienstleistungen zu konzentrieren.
- Genauigkeit: Verringerung des Fehlerrisikos bei Katalogisierungs- und Ausleihvorgängen.
- Zugänglichkeit: Bibliotheksbenutzende können den Bibliothekskatalog online durchsuchen, Medien verlängern und Vormerkungen vornehmen.
- Berichterstattung: Bereitstellung von Statistiken und Daten über die Nutzung der Bibliothek für das Bibliothekspersonal, die zur Verbesserung der Dienstleistungen und des Bestands beitragen können.
Arten von Bibliotheksmanagementsystemen
Ein BMS kann anhand von Faktoren wie Bereitstellungsmodell und Zielgruppe grob klassifiziert werden. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über gängige Systemarten:
Nach Bereitstellungsmodell:
- Vor-Ort: Wird auf den eigenen Servern der Bibliothek installiert und ausgeführt. Bietet mehr Kontrolle, erfordert aber IT-Infrastruktur und Pflege.
- Cloud-basierte SaaS (Software as a Service): Wird von einem Software-Anbieter gehostet und über das Internet zugänglich gemacht. Die Einrichtung und Pflege dieser Software ist in der Regel einfacher und die Anschaffungskosten sind geringer.
- Open-Source: Frei verfügbare BMS, bei denen der Quellcode für Änderungen zugänglich ist. Sie erfordern technisches Fachwissen für die Einrichtung und Pflege, bieten aber Flexibilität und niedrigere Kosten.
Nach Zielgruppen:
- Öffentliche Bibliothek: Der Schwerpunkt liegt auf öffentlich zugänglichen Katalogen, der Ausleihe physischer Materialien und Selbstbedienungsoptionen für Benutzende.
- Wissenschaftliche Bibliothek: Enthält Funktionen wie die Integration mit Forschungsdatenbanken und das Verwalten von elektronischen Studien- und Diplomarbeiten.
- Schulbibliothek: Legt den Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit, altersgerechte Schnittstellen und die Integration mit Lehrplanressourcen.
- Spezialbibliothek: Konzentriert sich auf ein bestimmtes Fachgebiet, z. B. Recht, Medizin oder Wirtschaft. Sie verfügt über Sammlungen von Materialien, die für ihr spezifisches Fachgebiet relevant sind, und bedient eine spezielle Zielgruppe.
Die wichtigsten Funktionen eines Bibliotheksmanagementsystems
Ein Bibliotheksmanagementsystem verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die verschiedene Aspekte des Bibliotheksbetriebs abdecken. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Funktionalitäten:
Katalogisierung und Klassifizierung
Erstellen und verwalten Sie bibliografische Datensätze für physische und digitale Ressourcen, Bücher, Zeitschriften, eBooks und vieles mehr. Bibliotheksmanagementsysteme sind für das effiziente Verwalten und Organisieren von Bibliotheksressourcen mit anpassbaren Katalogisierungsvorlagen, Stapelverarbeitung und Unterstützung für jedes physische oder digitale Format geeignet.
Sie vereinfachen das Stöbern im Bestand und die Recherche durch Zuweisen von Klassifikationscodes und gewährleisten Branchenstandards wie Resource Description and Access (RDA) und MARC21. Durch das Einhalten der Industriestandards ist der Import und Export von bibliografischen Datensätzen problemlos möglich.
Suchfunktionen
Es ist wichtig, dass ein Bibliotheksmanagementsystem eine benutzerfreundliche Schnittstelle bietet, über die die Benutzenden im Bibliothekskatalog (über den WebOPAC) nach Titeln, Verfassern, Themen, Stichwörtern und vieles mehr suchen können. Im Idealfall verfügt die Suchfunktion über modernste Techniken, um die am ehesten übereinstimmenden Begriffe zu ermitteln, damit die Suche sowohl intuitiv als auch effizient ist.
Ausleihen
Ein umfassendes Ausleih-Modul ermöglicht die vollständige Kontrolle über alle Aspekte der Ausleihe, Mahnung, Rückgabe und Vormerkung und trägt dazu bei, die Effizienz der Bestände zu maximieren, damit Mitarbeitende ihre Aufgaben mit Leichtigkeit und minimalem Aufwand erledigen können.
Ein BMS mit Fernleihe-Funktionen ermöglicht es den Benutzenden, Medien aus anderen Bibliotheken anzufordern, wodurch das Informationsangebot deutlich erweitert werden kann. Dies ist besonders wichtig für wissenschaftliche Bibliotheken oder kleinere Gemeinden. Fernleihe-Funktionen fördern ein kollaboratives Ressourcennetzwerk, das letztlich den Bibliotheksmitgliedern zugute kommt und ihre Forschungs- und Lernziele unterstützt.
Benutzende- und Personalkonten-Management
Benutzende der Bibliothek sollten die Möglichkeit haben, Benutzerkonten anzulegen, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren und ihre Ausleihhistorie zu verfolgen – dies sollte in einem individuell gestalteten Benutzerportal verwaltet werden, das den Benutzenden die Interaktion mit der Bibliothek erleichtert. Das BMS sollte automatische Benachrichtigungen für vorgemerkte Medien, überfällige Ausleihen und Systemnachrichten versenden können.
Des weiteren muss das BMS in der Lage sein, verschiedene Nutzerrollen für Bibliotheksmitarbeitende und Systemadministratoren mit spezifischen Berechtigungen zu vergeben. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Mitarbeitende auf bestimmte Funktionen zugreifen können und die Bibliotheksbestände sicher und übersichtlich bleiben.
Erwerbung und Budgetmanagement
Verwalten Sie das Budget und den gesamten Bestand Ihrer Bibliothek mit Leichtigkeit, überwachen Sie Nutzungstrends, erkennen Sie die Interessen der Benutzenden und stellen Sie Neuerwerbungen durch effiziente Workflows umgehend in die Regale.
Verwalten von Zeitschriften
Verwalten Sie fortlaufende Publikationen wie Zeitschriften, Magazine, Zeitungen und Jahresberichte effizient mit vorausschauender Listenerstellung, Reklamationsworkflows, Bindefunktionen und präziser Umlauflistenverwaltung.
Berichte und Analysen
Analysieren Sie Trends, Nutzungsverhalten und andere wichtige Daten, um den betrieblichen Ablauf zu optimieren, Dienstleistungen zu verbessern und strategische Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Benutzenden und die Gesamteffizienz auswirken.
Barcode- und RFID-Unterstützung (Radio Frequency Identification)
Das Scannen von Barcodes ist eine wichtige Funktion für ein Bibliotheksmanagementsystem, da es Prozesse rationalisiert und die Genauigkeit erhöht. Durch das Scannen entfällt die manuelle Dateneingabe, wodurch Fehler reduziert und Aufgaben wie das Ein- und Auschecken sowie die Bestandsverwaltung beschleunigt werden. Dadurch verkürzen sich die Wartezeiten für die Benutzenden und Bibliotheksmitarbeitende haben mehr Zeit für die Wahrnehmung anderer Aufgaben.
Die RFID-Unterstützung innerhalb eines Bibliotheksmanagementsystems bietet erhebliche Vorteile. Im Vergleich zu Barcodes kann RFID die Ausleihgeschwindigkeit drastisch erhöhen, da Bibliotheksmitarbeitende mehrere Medien gleichzeitig scannen können. Darüber hinaus werden Selbstbedienungskioske möglich, die es den Benutzenden erlauben, Materialien selbstständig auszuleihen.
Mobile App
Ein Bibliotheksmanagementsystem sollte über eine mobile Version verfügen, die von den Benutzenden der Bibliothek genutzt werden kann. Sie dient im Wesentlichen als benutzerfreundliche Erweiterung des BMS und bietet den Benutzenden Fernzugriff auf Bibliotheksressourcen und -dienste. Mit einer App können die Benutzenden von überall und jederzeit auf die Ressourcen der Bibliothek zugreifen. Sie können nach Büchern suchen, ausgeliehene Medien verlängern, Vormerkungen setzen und sogar Gebühren bezahlen, ohne die Bibliothek aufsuchen zu müssen. Die Benutzenden können über die App Benachrichtigungen und Hinweise zu Fälligkeitsterminen, zur Verfügbarkeit reservierter Medien, zu Bibliotheksveranstaltungen und Werbeaktionen erhalten. Auf diese Weise bleiben die Benutzenden auf dem Laufenden und werden mit den Aktivitäten der Bibliothek vertraut gemacht.
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