Das Erwerbungsmodul ist ein zentrales Element eines Bibliotheksmanagementsystems (BMS), das den Prozess der Medienbeschaffung für den Bibliotheksbestand erheblich vereinfacht. Es stellt sicher, dass die erworbenen Materialien relevant, zugänglich und auf die Bedürfnisse der Bibliotheksbenutzenden abgestimmt sind.
Das Erwerbungsmodul von Libero 6 bietet Bibliotheksmitarbeitenden alle Funktionen, die sie benötigen, um Bestellungen effizient zu verwalten. Zu den verfügbaren Funktionen gehören Budgetverwaltung, Lieferantenmanagement, Bestellungen und Rechnungen. Dank der vollständigen Integration in die Module für Katalogisierung, Zeitschriftenverwaltung und Ausleihe können Erwerbungsprozesse zentral gesteuert werden – ideal, um Neuzugänge strategisch zu planen, den Cashflow zu optimieren und die Zufriedenheit der Benutzenden zu steigern.
Bearbeitungszeiten verkürzen mit dem Erwerbungsmodul von Libero 6
Libero 6 unterstützt Bibliotheken bei der Bestellung in vielfältiger Weise – von regalfertigen Importen, MARC-Sammlungsbestellungen über Mehrfachexemplare bis hin zu Fortsetzungs-, Abonnement- und Einzelbestellungen. Bibliotheken erhalten so die Möglichkeit:
- Bestellungen zu erstellen, zu empfangen, Budgets zu aktualisieren und Medien anhand von MARC-Datensätzen der Lieferanten in großer Stückzahl anzulegen.
- MARC-Vorlagen zur Bestell- oder Exemplareingabe bereits während der Katalogisierung zu nutzen.
- Über eine Schnellbestellseite unkompliziert neue Bestellungen anzulegen.
- Bestellvorlagen für unterschiedliche Medientypen und/oder Lieferanten zu konfigurieren – für mehr Effizienz im Bestellprozess.
- Die Integration mit externen Buchhaltungssystemen über geplante ODBC-Exporte oder die Libero 6 API zu ermöglichen.
- Manuelle Prozesse wie die Erstellung von Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen und Fremdwährungsberechnungen zu automatisieren. Das Modul unterstützt zudem die Ausgabenüberwachung, um Budgetgrenzen einzuhalten – besonders hilfreich bei finanziellen Einschränkungen.
- Medien in großen Mengen nach Bestellcode oder Lieferanten zu verbuchen.
- Bestellungen nach Bestellcode, ISBN, RID, Datensatznummer oder Titel aufzurufen oder zu empfangen.
Weitere Vorteile
- Vollständige Integration von Bestellungen, Budgets und Rechnungswesen.
- Echtzeit-Updates zu Bestellstatus und finanziellen Details während des gesamten Erwerbungsprozesses.
- Aufteilung von Bestellungen auf mehrere Budgetstellen, Zweigstellen und Haushaltsjahre.
- Automatische Berechnung von Mehrwertsteuer und mehrstufiger Budgetzuweisungen.
- Definition verschiedener Erwerbungstypen, um Budgets erst bei Lieferung, Rechnungsstellung oder generell nicht zu belasten.
- Workflow zur Mahnung offener Bestellungen sowie umfassendes Berichtswesen – viele Vorgänge lassen sich automatisieren, was Zeit spart, und Fehler reduziert.
- Detaillierte Lieferantenverwaltung mit individueller Budgetkontrolle, Rechnungspflege und E-Mail-Bestellungen.
- Schnelle Stornierungsfunktion mit automatischer Budgetanpassung und Archivierung der Bestelldaten für Abrechnungszwecke.
- Ausgereifte Rechnungsfunktionen inklusive Prüfwarnungen und Zahlungsprozessen.
- Nutzerfreundliche Darstellung des Bestellstatus im WebOPAC – so bleiben Ihre Bibliotheksbenutzenden stets informiert.
- Möglichkeit für Benutzende, im WebOPAC nach Bestellungen zu suchen und Vormerkungen vorzunehmen.
Verwalten Sie den gesamten Bestand Ihrer Bibliothek mühelos mit dem Libero 6 BMS: Behalten Sie Nutzungstrends im Blick, erkennen Sie frühzeitig das Interesse Ihrer Benutzenden und integrieren Sie neue Medien über effiziente Workflows in Ihre Sammlung. Das Erwerbungsmodul von Libero 6 hilft Ihrer Bibliothek dabei, einen hochwertigen und bedarfsgerechten Bestand aufzubauen.
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